Muchammad Yani
PERKEMBANGAN teknologi membuat segala sesuatu menjadi serbapraktis. Begitu juga dengan penyimpanan dokumen yang dikelola dalam bentuk digital. selain lebih praktis, upaya ini dapat mengurangi penggunaan kertas dan tumpukan dokumen.
Digitalisasi mempermudah seseorang dalam pekerjaannya, terutama menyangkut soal pengolahan dokumen. Pandemi saat ini, membuat karyawan harus bekerja di mana pun, termasuk dari rumah, tanpa harus ke kantor. Kenyataannya masih banyak dokumen fisik perlu diubah menjadi digital.
Director PT Datascrip Monica Aryasetiawan mengatakan “seiring waktu semua itu akan all digital, dulu ada kamera film, tahun 95 96 itukan sudah ada kamera digital,” ucap Monica di e-Press Conference yang digelar rabu (7/4).
Baca juga:
Ia menambahkan, “pada saat kita mau mengedukasi ke korporasi yang memang membutuhkan dokumen- dokumen hanya informasinya saja yang dibutuhkan. Sedangkan hard copy-nya tidak dibutuhkan. Kemudian petisi-petisi dari suplayer A, B, C harganya segini-segini, dan itu hasilnya akan di share. Jika masih menggunakan hard copy terus keliling-keliling, itu mungkin sampainya bisa minggu depan.”
Kemajuan teknologi scanner, mempermudah pekerjaan kantor untuk menduplikasi dokumen atau gambar. Sensor cahaya yang terdapat di dalamnya, dapat mendeteksi struktur, tulisan dan gambar dari objek yang di-scan lalu dikirimkan ke komputer dalam bentuk digital.
tetapi, berdasarkan kecepatan scan perdokumen, ada scan model flip, jenis ini memang sederhana tetapi hanya dapat menduplikat dokumen satu-persatu, sehingga membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan satu file.
Saat ini, di dunia kerja serba digital, dituntut untuk cepat, terutama yang berhubungan dengan pengarsipan dokumen. Setiap perusahaan pasti memiliki gudang arsip dokumennya sendiri, dan ini memunculkan pertanyaan bagaimana mengarsipan satu dokumen yang berisi ratusan lembar dengan waktu singkat hanya satu langkah?
Teknologi pengarsipan sudah ada di produk Canon imageFORMULA DR-S150 dan R40. Dua produk terbaru dari perusahaan teknologi ini, bermula ketika melihat lamanya pekerja kantor untuk mengarsipkan dokumen dan mengelolah data ratusan mungkin ribuan.
Baca juga:
WhatsApp Uji Fitur Transfer Riwayat Chat dari iOS ke Android
Produk ini dioperasikan hanya satu orang saja dan tidak perlu memiliki keahlian khusus. Fitur utama yang disajikan kedua produk ini seperti kecepanan scan mencapai 40 PPM, yang menghasilkan sampai 45 lembar permenit dengan kapasitas kertas 60 lembar. Untuk produk scanner tipe R40 selain fitur yang sudah disebutkan, dapat juga scan dokumen dengan ukuran A4 ke bawah, seperti struk pembelian.
Sedangkan untuk produk scanner tipe DR-S150 lebih banyak fitur yang disajikan. Dilengkapi Wireless protocols Wi-Fi yang mendukung pengoperasiannya lewat smartphone dengan aplikasi khusus yang dapat di uduh di App Store. Penggunaan USB 3.2 pada scanning ini, dapat mempercepat deteksi dan tranfer data ke komputer. Selain itu, hasil scanning pada produk ini dapat diubah atau diedit ulang untuk kebutuhan tertentu.
“jadi produk ini memang ditujukan untuk negara berkembang, seperti Indonesia. Sejalan dengan pemerintah saat ini menggiatkan bisnis UKM menengah. Kita melihat sejauh mana dokumentasi berbentuk digital itu akan digunakan,“ Ucap Marcellinus Lirus sebagai Marketing Executive.
Para pengusaha yang membutuhkan arsip dokumen secara digital, memang membutuhkan teknologi scanning untuk mempermudah management dokumen, tetapi tetap perlu diperhatikan kebutuhan pengarsipan dokumen membutuhkan fitur apa saja, akan sayang jika membeli alat scanning tetapi tidak digunakan fitur yang telah disediakan. (Rzk)
Baca juga:
