Semua pengusaha sukses melakukan hal yang sama untuk tetap terorganisasi dan fokus sepanjang hari. Mereka semua mengikuti rutinitas.
Saat memiliki banyak tugas pada daftar tugas, Anda mungkin merasa kewalahan, bahkan untuk sekadar memulai pun terasa perjuangan bagi Anda. Namun, memiliki rutinitas membuat hari Anda terstruktur dan memungkinkan Anda melakukan lebih banyak tugas dalam waktu singkat.
Stephen Covey dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People menulis, kuncinya ialah bukan memprioritaskan apa yang ada di jadwal Anda, melainkan menjadwalkan prioritas Anda’.
Berdasarkan sebuah studi oleh Atlassian, lebih dari 40% dari waktu kerja dihabiskan secara tidak produktif. Namun, mengikuti rutinitas dan menerapkan beberapa strategi untuk mengatur hari Anda dapat mengubah hal itu secara dramatis.
Berikut cara untuk mengoptimalkan jadwal Anda sekaligus meningkatkan produktivitas Anda.
1. Rencanakan hari Anda di awal
Menurut Attentiv, karyawan rata-rata menghabiskan 13 jam per minggu hanya untuk mengecek e-mail. Jika mengecek e-mail merupakan hal pertama yang Anda lakukan setiap hari, itu akan menyedot seluruh waktu Anda.
Dalam bukunya, Covey menulis, ‘sebagian besar dari kita menghabiskan terlalu banyak waktu pada apa yang mendesak dan tidak cukup pada apa yang penting’.
Jadi sebelum Anda membuka e-mail, luangkan waktu untuk menulis daftar tugas Anda untuk hari itu. Tulis juga hal yang ingin Anda capai di akhir hari. Anda bahkan bisa menulis daftar ini di akhir hari untuk bersiap esok hari. Perencanaan memungkinkan Anda melakukan lebih banyak dan memastikan pekerjaan yang Anda lakukan merupakan tepat untuk bisnis Anda.
2. Fokus pada tiga tugas besar dalam sehari
Sangat mudah untuk terjebak dalam keadaan darurat sehari-hari, tetapi penting untuk mengingat tujuan Anda yang lebih besar. Salah satu cara terbaik untuk terbebas dari hal itu ialah fokus pada menyelesaikan tiga tugas dalam hari itu.
Tulislah tujuan besar tersebut di bagian atas daftar dan jadwal harian Anda. Hindari gangguan dan jangan biarkan orang mengganggu saat Anda sedang menuntaskan tiga hal tersebut.
Menurut Atlassian, karyawan menghabiskan lebih dari 2 jam setiap hari pulih dari gangguan.
3. Lakukan tugas terburuk
Dalam bukunya, The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss menulis, ‘kesibukan paling sering digunakan sebagai alasan untuk menghindari tugas penting, tapi tidak nyaman untuk dilakukan’.Anda mungkin akan melakukan apa pun untuk bisa menghindari tugas yang paling Anda benci.
Sayangnya, tugas yang Anda benci itu bisa jadi merupakan yang paling penting. Jadi, alih-alih memikirkan pekerjaan itu sepanjang hari, lebih baik langsung kerjakan di awal hari.
Dengan mengerjakan tugas terberat lebih awal, Anda akan merasa sisa tugas yang lain ialah hal yang mudah. Hari Anda pun jadi lebih ringan.
4. Susun jadwal untuk tugas besar
Bekerja dari satu tugas ke tugas lainnya membuat Anda terlihat sibuk, tetapi nyatanya ialah tak banyak yang Anda lakukan. Cara terbaik untuk menjadi produktif ialah mengerjakan salah satu tugas besar dalam satu waktu tanpa interupsi.Bloklah jadwal Anda untuk fokus pada hal itu.
Mentor kepemimpinan Michael Hyatt menulis, ‘pikiran Anda dapat fokus untuk waktu terbatas. Curahkanlah untuk memikirkan yang paling penting’.
Menurut sebuah studi dari Florida State University, produktivitas dan kinerja berada di puncak selama 90 menit tanpa gangguan. Oleh karena itu, jadwalkan waktu Anda selama 90 menit untuk satu tugas penting dan hindari gangguan di waktu itu.
5. Kelompokkan tugas Anda
Banyak karyawan mengklaim mahir dalam multitasking, tapi itu hanya mitos. Para peneliti di University of Michigan menemukan bahwa produktivitas seseorang akan menurun sebesar 40% ketika mencoba untuk melakukan dua atau lebih hal sekaligus.
Jadi alih-alih mencoba untuk menyelesaikan banyak tugas yang berbeda sekaligus, kelompokkan tugas yang serupa bersama. Mengelompokkan pekerjaan memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada tugas di tangan dan membuat Anda lebih produktif.
6. Ambil istirahat
Tidak ada orang yang sangat produktif 24 jam penuh selama seminggu. Sangat penting untuk mengambil istirahat untuk mengistirahatkan otak Anda. Dengan cara itu, Anda bisa kembali segar dan siap untuk melakukan lebih banyak.
Dalam The 4-Hour Workweek, Ferris menulis, ‘memvariasikan periode aktivitas dan istirahat amat penting untuk bertahan, bahkan berkembang. Kapasitas, minat, dan ketahanan mental seperti lilin yang bisa menguap. Sesuaikanlah rencana kerja Anda’.(*)
Sumber: Entrepreneur.com
Baca juga Orang Sukses Tidak akan Berkata Ini